Compliance Management ist heute ein zentraler Bestandteil der Unternehmensführung. Die Einhaltung rechtlicher, ethischer und betrieblicher Standards sorgt nicht nur für Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden, sondern minimiert auch das Risiko von Strafen und Reputationsschäden. Der Aufbau und die Pflege eines Compliance-Management-Systems (CMS) sind dabei essenziell, und Normen wie die DIN ISO 19600 und ISO 37301 bieten wertvolle Orientierung.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Kernbestandteile eines CMS, die ISO-Normen, die Implementierung und die Bedeutung von Compliance-Schulungen im Unternehmen.
Was ist ein Compliance-Management-System und warum ist es wichtig?
Ein Compliance-Management-System (CMS) dient dazu, sicherzustellen, dass Unternehmen geltende Gesetze, ethische Standards und interne Regelungen einhalten. Es besteht aus Prozessen, Verfahren und Maßnahmen, die systematisch die Compliance sicherstellen. Ein gut strukturiertes CMS minimiert Risiken und schützt Unternehmen vor rechtlichen Sanktionen.
Bestandteile eines Compliance-Management-Systems
Ein effektives CMS besteht aus mehreren zentralen Komponenten:
- Risikobewertung und -management
Zunächst müssen die Risiken für das Unternehmen identifiziert und bewertet werden. Hierzu gehört die Festlegung, welche regulatorischen, rechtlichen und ethischen Anforderungen besonders relevant sind. - Festlegung der Compliance-Richtlinien
Diese Richtlinien umfassen alle Verhaltensweisen und Prozesse, die den Anforderungen der Compliance entsprechen müssen. Beispiele sind unternehmensinterne Verhaltensregeln, Antikorruptionsmaßnahmen und Datenschutzvorgaben. - Überwachung und Kontrolle
Es sind regelmäßige Überwachungen und Kontrollen erforderlich, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen und Regelverstöße frühzeitig zu erkennen. - Schulung und Kommunikation
Ein zentrales Element ist die Schulung der Mitarbeitenden. Alle Mitarbeitenden sollten über die Inhalte und Bedeutung der Compliance-Vorgaben informiert werden und wissen, wie sie diese im Alltag umsetzen. - Berichtswesen und Dokumentation
Eine klare Dokumentation und Berichterstattung ist notwendig, um Transparenz zu gewährleisten und Compliance-Prozesse nachvollziehbar zu machen. Zudem ist die kontinuierliche Verbesserung unabdingbar.
Normen für Compliance Management: DIN ISO 19600 und ISO 37301
DIN ISO 19600
Die DIN ISO 19600 ist eine internationale Richtlinie für Compliance-Management-Systeme und beschreibt Anforderungen und bewährte Praktiken. Sie unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung eines CMS, das an spezifische Bedürfnisse angepasst werden kann. Die DIN ISO 19600 ist prinzipienorientiert – Unternehmen können die Norm also an ihre eigene Risikosituation anpassen.
DIN ISO 37301
Die DIN ISO 37301, die seit 2021 die DIN ISO 19600 ersetzt, ist eine international anerkannte Zertifizierungsnorm für CMS. Während die DIN ISO 19600 nur als Leitfaden diente, kann die ISO 37301 als Zertifizierung genutzt werden, was die Aussagekraft und Verbindlichkeit stärkt. Sie betont die Wichtigkeit der Compliance-Kultur und des Risikomanagements und macht klare Vorgaben zur kontinuierlichen Verbesserung.
Unterschied zwischen DIN ISO 19600 und ISO 37301
Während die DIN ISO 19600 eine Leitlinie und nicht zertifizierbar war, bietet die ISO 37301 ein vollständig zertifizierbares System. Die ISO 37301 legt besonders viel Wert auf die Verankerung der Compliance-Kultur im Unternehmen und stellt damit sicher, dass die Compliance auf allen Ebenen gelebt wird.
Einführung und Implementierung eines Compliance-Management-Systems
Die Implementierung eines CMS erfordert einen strukturierten Ansatz und die Beteiligung aller Ebenen des Unternehmens. Die wichtigsten Schritte umfassen:
Bedarfsanalyse & Zieldefinition
Bedarfsanalyse & Zieldefinition
Compliance-Strategie
Compliance-Strategie
Richtlinien & Prozesse
Richtlinien & Prozesse
Schulung & Kommunikation
Schulung & Kommunikation
Überwachung & Bewertung
Überwachung & Bewertung
Bedeutung von Compliance-Schulungen im Unternehmen
Compliance-Schulungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Compliance-Management-Systems und spielen eine entscheidende Rolle dabei, die Mitarbeitenden für die Einhaltung interner und externer Vorschriften zu sensibilisieren. Solche Schulungen vermitteln das nötige Wissen über die Grundlagen und Ziele der Compliance, einschließlich des Verständnisses, warum Compliance für das Unternehmen und seine Stakeholder so relevant ist. Ein zentraler Bestandteil der Schulungen sind die geltenden Gesetze und Vorschriften, die sich auf das Unternehmen auswirken. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche rechtlichen Anforderungen speziell für ihre Branche gelten und wie diese auf ihren Arbeitsalltag Einfluss nehmen können.
Darüber hinaus lernen die Teilnehmenden spezifische Unternehmensrichtlinien kennen, die die gesetzlichen Vorgaben auf die jeweiligen internen Prozesse übertragen. Ein gut verständlicher Verhaltenskodex zeigt auf, welche ethischen Grundsätze im Unternehmen gelten und wie man in herausfordernden Situationen korrekt handelt, etwa bei möglichen Interessenkonflikten oder Compliance-Risiken im operativen Geschäft. Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Compliance-Schulungen ist der praxisnahe Umgang mit Fallbeispielen. Durch reale oder realitätsnahe Beispiele lernen die Mitarbeitenden, potenzielle Compliance-Situationen zu erkennen und richtig zu reagieren. Solche Übungen sorgen nicht nur für ein tieferes Verständnis, sondern erhöhen auch die Reaktionssicherheit bei konkreten Problemen im Arbeitsalltag.
Ein umfassendes Schulungsprogramm fördert so eine gelebte Compliance-Kultur im Unternehmen. Es stärkt das Bewusstsein und die Verantwortung jedes Einzelnen und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Vermeidung von Verstößen und zur Minimierung möglicher Haftungsrisiken.
Der Weg zu einem compliance-konformen Unternehmen
Ein erfolgreiches Compliance-Management-System ist der Schlüssel zu einer sicheren und gesetzestreuen Unternehmenskultur. Mit der Einführung eines CMS, das auf den Standards der ISO 37301 basiert, und regelmäßigen Compliance-Schulungen für alle Mitarbeitenden lässt sich Compliance auf allen Ebenen verankern. Die Implementierung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Anpassungen und Überprüfungen erfordert, um die geltenden Standards und Normen einzuhalten und kontinuierlich an neue Herausforderungen anzupassen.
Ein wirksames CMS bringt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Integrität und Verlässlichkeit des Unternehmens – ein wichtiger Erfolgsfaktor in der heutigen Geschäftswelt.
